Polityka prywatności Clean Window Home

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu cleanwindowhome.com jest:

Clean Window Home
Serwis profesjonalnego mycia okien i przeszkleń
Adres prowadzenia działalności: [tu wprowadź adres siedziby]
Adres e-mail: [email protected]
Telefon: +48 159 324 801

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących użytkownikom można skontaktować się z nami za pomocą:

• formularza kontaktowego lub formularza rezerwacji dostępnego na stronie /booking/ lub /contact-us/,
• wiadomości e-mail wysłanej na adres [email protected],
• kontaktu telefonicznego pod numerem +48 159 324 801.

2. Zakres i cel zbierania danych

Zakres zbieranych danych osobowych jest dostosowany do celu, w jakim kontaktuje się z nami użytkownik lub z jakiej funkcjonalności serwisu korzysta. W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy.
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres realizacji usługi (np. mieszkanie, dom, biuro).
• Dane dotyczące zlecenia – rodzaj usługi (np. mycie okien w domu, w biurze, na wysokości), preferowane terminy realizacji, częstotliwość usług, informacje o liczbie i rodzaju przeszkleń.
• Dane z formularzy online – treść zapytania, uwagi, dodatkowe informacje przekazywane dobrowolnie przez użytkownika.
• Dane techniczne – adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności w serwisie (logi serwera, podstawowe dane statystyczne zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii).

Dane te wykorzystujemy w następujących celach:

• umożliwienia złożenia zapytania o usługę lub rezerwacji terminu za pomocą formularzy online na stronie /booking/ oraz /contact-us/;
• przygotowania i przedstawienia indywidualnej wyceny usługi, w tym doprecyzowania zakresu prac oraz warunków realizacji;
• zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług mycia okien i przeszkleń, w tym kontaktu dotyczącego realizacji zlecenia;
• obsługi zgłoszeń serwisowych, reklamacji, zapytań dotyczących oferty oraz planów cyklicznego utrzymania czystości szyb;
• prowadzenia podstawowej komunikacji marketingowej dotyczącej naszych usług (np. informacji o promocjach i nowych pakietach), jeżeli użytkownik wyraził na to odrębną zgodę;
• prowadzenia statystyk korzystania z serwisu, poprawy jakości świadczonych usług, optymalizacji treści i funkcjonalności strony;
• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, wykrywania nadużyć i zapobiegania działaniom sprzecznym z regulaminem lub przepisami prawa.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. W zależności od konkretnego celu, podstawą prawną przetwarzania danych może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, np. przygotowanie wyceny, ustalenie szczegółów zlecenia, realizacja usługi;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, np. na otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. obowiązki podatkowe i księgowe dotyczące dokumentowania wykonanych usług;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, polegający w szczególności na: dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, prowadzeniu analiz i statystyk korzystania z serwisu, zapewnieniu bezpieczeństwa systemów i użytkowników, komunikacji związanej z bieżącą obsługą klienta.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w każdej chwili ją wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

4. Formy kontaktu i obsługa zgłoszeń

W ramach serwisu cleanwindowhome.com umożliwiamy kontakt z nami oraz zamawianie usług przy wykorzystaniu różnych kanałów:

• Formularz rezerwacji / zapytania – dostępny w szczególności na stronie /booking/. Użytkownik podaje w nim m.in. imię, dane kontaktowe, adres realizacji usługi, rodzaj usługi oraz preferowane terminy. Dane te są wykorzystywane w celu obsługi zapytania, przedstawienia wyceny oraz umówienia wizyty naszego zespołu.
• Formularz kontaktowy – dostępny na stronie /contact-us/. Dane podane w formularzu (np. imię, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości) służą do udzielenia odpowiedzi na pytanie lub rozwiązania zgłoszonego problemu.
• Kontakt telefoniczny – dane przekazane nam w trakcie rozmowy telefonicznej (np. imię, numer telefonu kontaktowego, adres realizacji usługi) przetwarzamy w celu przygotowania oferty, ustalenia harmonogramu prac oraz bieżącego kontaktu dotyczącego zlecenia.
• Kontakt e-mail – wiadomości przesłane na adres [email protected] mogą zawierać dane osobowe niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy korespondencja.

Wszystkie zgłoszenia i zapytania są rejestrowane w naszym systemie obsługi klienta, co pozwala na ich sprawną realizację oraz dokumentowanie przebiegu kontaktu. Dane przetwarzamy przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie – w uzasadnionych przypadkach – przez dodatkowy czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony naszym prawnie uzasadnionym interesem (np. w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami).

5. Przekazywanie danych i odbiorcy

Dostęp do danych osobowych użytkowników mogą mieć wyłącznie upoważnione osoby działające z upoważnienia Administratora lub podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie. Dane mogą być przekazywane w szczególności do następujących kategorii odbiorców:

• podwykonawcy i partnerzy techniczni – firmy świadczące dla nas usługi IT, hostingowe, serwisowe, dostarczające systemy rezerwacji i formularzy online, systemy poczty elektronicznej oraz narzędzia do analizy ruchu w serwisie;
• biuro rachunkowe oraz doradcy – w celu prawidłowego rozliczania prowadzonej działalności oraz realizacji obowiązków podatkowych i księgowych;
• firmy kurierskie lub logistyczne – jeżeli zachodzi potrzeba dostarczenia dokumentów lub materiałów w formie fizycznej;
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa – organy administracji publicznej, sądy oraz inne instytucje uprawnione do uzyskania danych na podstawie odpowiednich przepisów.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu wykonują swoje zadania na podstawie zawartych z nami umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, co oznacza, że są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz do przetwarzania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im usług.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi lub rozwiązań technicznych doszłoby do takiego przekazania, odbywa się ono wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO, zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych (np. standardowe klauzule umowne).

6. Prawa użytkowników

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane osobowe danej osoby, oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy cofnięta została zgoda, a brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach określonych w przepisach, np. na czas weryfikacji poprawności danych.
• Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
• Prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją użytkownika, a także sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego.
• Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z nami w szczególności za pośrednictwem formularzy na stronach /contact-us/ lub /booking/, a także poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres [email protected]. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania (termin ten może zostać przedłużony w przypadkach przewidzianych w RODO).

7. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, modyfikacją, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem. W szczególności:

• korzystamy z szyfrowanych połączeń (protokół HTTPS) podczas korzystania z serwisu cleanwindowhome.com;
• stosujemy zasady ograniczonego dostępu do danych – dostęp do nich posiadają jedynie upoważnione osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych lub świadczenia usług na naszą rzecz;
• regularnie aktualizujemy wykorzystywane systemy i oprogramowanie, aby minimalizować ryzyko naruszeń bezpieczeństwa;
• podejmujemy działania mające na celu zabezpieczenie danych przed nieuprawnioną modyfikacją, utratą lub zniszczeniem;
• prowadzimy wewnętrzne procedury oraz – w razie potrzeby – szkolenia dla osób uczestniczących w procesach przetwarzania danych.

Mimo podejmowania środków bezpieczeństwa należy mieć świadomość, że korzystanie z Internetu wiąże się z pewnym poziomem ryzyka. W razie stwierdzenia naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, poinformujemy o tym osoby, których dane dotyczą, zgodnie z przepisami prawa.

8. Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu przetwarzania oraz wymogów prawnych. Co do zasady dane przetwarzamy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony naszym prawnie uzasadnionym interesem. W szczególności:

• dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z umową;
• dane niezbędne do wypełnienia obowiązków podatkowych i księgowych – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów (zazwyczaj 5 lat licząc od końca roku podatkowego);
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona;
• dane związane z obsługą zapytań i korespondencji – przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z prowadzonej korespondencji lub świadczonych usług;
• dane techniczne oraz dane statystyczne związane z korzystaniem z serwisu – przez okres niezbędny do prowadzenia analiz, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu oraz poprawy jego funkcjonalności, przy czym, gdy jest to możliwe, dane te są anonimizowane.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

9. Pliki cookies i technologie śledzenia

Serwis cleanwindowhome.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. piksele śledzące) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy komfortu korzystania z serwisu oraz prowadzenia podstawowych statystyk i analiz. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) przez przeglądarkę internetową.

Na naszej stronie możemy stosować następujące kategorie plików cookies:

• cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie serwisu, w szczególności obsługę formularzy rezerwacji i kontaktu, nawigację po stronie oraz zapewnienie bezpieczeństwa;
• cookies funkcjonalne – ułatwiają korzystanie z serwisu, np. zapamiętują wybrane ustawienia;
• cookies analityczne / statystyczne – pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu, co pozwala ulepszać jego strukturę i treści;
• cookies marketingowe – mogą być wykorzystywane do wyświetlania treści marketingowych lepiej dopasowanych do zainteresowań użytkownika (stosowane wyłącznie w przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody).

Podczas pierwszej wizyty w serwisie użytkownikowi może zostać wyświetlony baner informujący o wykorzystywaniu plików cookies, wraz z możliwością zarządzania preferencjami w tym zakresie. W każdej chwili użytkownik może również zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym zablokować zapisywanie plików cookies lub je usunąć. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu, np. poprawność działania formularzy.

Więcej informacji na temat obsługi plików cookies można znaleźć w ustawieniach przeglądarki internetowej lub w jej sekcji pomocy.

10. Zmiany w polityce prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem funkcjonalności serwisu lub zmianami w sposobie przetwarzania danych osobowych. O istotnych zmianach będziemy informować użytkowników poprzez odpowiedni komunikat na stronie cleanwindowhome.com (np. baner informacyjny lub powiadomienie przy pierwszej wizycie po wprowadzeniu zmian).

Każdorazowo będzie obowiązywać aktualna wersja polityki prywatności, dostępna pod adresem https://cleanwindowhome.com/privacy-policy/. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią niniejszego dokumentu.